Ein Budgetprozess soll Kostentransparenz schaffen. In vielen Organisationen zerstört er genau die Transparenz, die er herstellen soll.
Der Puffer, den ich in einem Budget kannte, lag meist bei fünf bis zehn Prozent, im politisch aufgeladenen Umfeld auch mal bei fünfzehn. Das ist keine Willkür. Wer gut plant, braucht keinen riesigen Puffer. Wenn eine Organisation wegen eines toxischen Budgetprozesses aber gierig nachgreift, braucht man ihn schon. In beiden Fällen kommt der Punkt, an dem man Stopp sagen muss.
Der Basar über Jahre
Man sieht den Scheinaustausch daran, dass die Verhandlungsrunde antizipiert wird. Und zwar nicht nur für die erste Genehmigung; bei mehrjährigen Programmen auch mittendrin. Ist das Programm geplant und genehmigt, und kommt man dann mit Sparforderungen auf mich zu, sollte ich zumindest noch etwas zu geben haben. Dieses kleine Nachgeben zeigt guten Willen. Und das Stopp, wenn wirklich nichts mehr geht, zeigt Professionalität.
Das Problem an diesem Spiel: Am Ende weiß niemand mehr die wahre Zahl. Die eine Seite handelt herunter, die andere puffert dagegen, und was als transparente Kostenrechnung begann, ist ein Tausch von Scheinzahlen geworden. Der Prozess hat die Grundlage zerstört, auf der ein Vorstand eigentlich entscheiden wollte.
Wie ein ehrliches Budget aussieht
Für Projekte und Programme heißt ehrlich: Extern und intern wird kalkuliert, und zwar nicht nur das Setup: auch die jährlichen Kosten und die Gesamtkosten über fünf Jahre. In Szenarien, die Zeit, Scope und Budget miteinander verbinden. Gepuffert wird für die Unvorhersehbarkeiten des Programms, damit man nicht wegen jedes Stolpersteins neu beantragen muss. Das Ziel des Puffers ist ausdrücklich nicht, künftige Sparrunden zu befrieden.
So entsteht Transparenz über die echten Kosten, und erst damit werden belastbare Entscheidungen zwischen Investitionsalternativen möglich. Genau dafür ist der Prozess ja gedacht.
Die Prüffrage für Ihren nächsten Budgetprozess: Rechnet er extern und intern, über fünf Jahre, in Szenarien? Oder handelt er nur eine Zahl herunter, die längst nur noch aus Puffern besteht?
Herunterhandeln erzeugt Puffern erzeugt Scheingenauigkeit. Am Ende hat der Budgetprozess genau die Kostentransparenz zerstört, die er herstellen sollte.
