.. ist der Mann mit dem Plan. Gut wenn es so einfach ist.
Nicht selten fallen insbesondere deutsche Projektleiter in eine beliebte sprachliche Falle, indem sie das englische „Plan“ mit dem deutschen „Plan“ (engl. „schedule“) verwechseln. Dabei umfasst selbst im deutschen die Planung bei genauem Hinsehen wesentlich mehr als nur die zeitliche Komponente. Die Planungsaktivitäten im Projekt werden gemäß PMI aufgeteilt in die Planung der Projektorganisation selbst und in die Planung von Zeit, Ressourcen und Scope. Beide werden zum Schluss zu einem Project Management Plan zusammengeführt.
Rein was rein gehört
Der Project Management Plan konzentriert sich im Wesentlichen auf interne und externe Projektmitglieder. Interessehalber können natürlich auch Stakeholder hier Lesenswertes zum Projekt finden. Insbesondere Führungskräfte aus Entscheider-Gremien werden die für sie erfahrenswerten Informationen (wie bspw. Baselines) jedoch wohl eher in gesondert aufbereiteter Form (Charts, Slides, Grafiken) finden als sich die Mühe zu machen direkt im Project Management Plan nachzusehen.
Im Folgenden eine kurze Übersicht über die Inhalte:
- Brief Project Description .. beschreibt kurz das Projekt, die Ziele und – falls relevant – grundlegende Rahmenbedingungen
- Project Baselines .. beschreiben die Planungsgrundlagen für Zeit, Budget und Scope und stellen den Referenzwert für etwaige Änderungen dar („Messen gegen die Baselines“)
- Internal Management Plans .. beschreiben tendenziell projektinterne Vorgaben und Abläufe zum Umgang mit dem Scope, dem Zeitplan, den Kosten, der Qualität, den Mitarbeitern, der Kommunikation, den Risiken und der Beschaffung
- External Management Plans .. beschreiben das Handling tendenziell projektexterner Themen wie Anforderungsmanagement, Change Management, Configuration Management und Process Improvement
Der Project Management Plan ist im Normalfall kein einzelnes Dokument, sondern eine Sammlung aus Beschreibungen, Hinweisen und Vorgaben an das Projektteam. Auch das Format ist nicht vorgegeben, und wird sich an den üblichen Dokumentationsformen des Unternehmens ausrichten, und je nach Subdokument auch variieren.
So sind Sie neben dem allgegenwärtigen Word-Dokument durchaus flexibel für das Format auch vorhandene Projektmanagement-Systeme, Prozessdokumentations-Tools oder einfach Powerpoint zu verwenden.
Wer kümmert sich?
Der Project Management Plan wird durch den Projektleiter geschrieben. Gemäß PMI Vorgabe wird empfohlen die Entwicklung des Project Management Plans nicht allein zu übernehmen, sondern gemeinsam mit dem Team und unter Nutzung vorhandener Dokumentation anzugehen. Dazu gehören die Aktivitäten
- Expertenmeinungen einholen (Ask the organization)
- Datensammlung (Brainstorming, Checklisten, Fokusgruppen, Interviews)
für die Sie als Projektleiter ohnehin relevante Skills wie Konfliktmanagement, Lösungsfindung und administrative Organisation entscheidend sind.
Damit kann – je nach Anspruch an den Plan – der Aufwand für die Erstellung sehr groß werden. Es ist teilweise schwierig hier die notwendige Effektivität der Dokumentation im Blick zu behalten. Achten Sie daher möglichst darauf, das Notwendige zu tun ohne dass das Projekt tot-geregelt wird.
Der Fokus des Plans wird sich dabei immer am Projektfokus ausrichten.
- Haben Sie eine hohe organisatorische Komplexität im Projekt, fokussieren Sie die Erstellung vermutlich auf Vorgaben zur Struktur, Zusammenarbeit und zur Lösung von etwaigen Konflikten.
- Haben Sie ein hohes Budget mit entsprechender Sichtbarkeit im Top Management, geht es vermutlich eher um das Controlling und die Kommunikation des Status.
- Für inhaltlich hochkomplexe Projekte mit zahlreichen Anforderungen konzentriert sich der Großteil der Beschreibung wohl eher auf den die Anforderungen, den resultierenden Scope und den Umgang mit Änderungen.
Damit erstellen Sie als Projektleiter den für Ihren speziellen Kontext individuell sinnvollsten Project Management Plan. Haben Sie in allen Kategorien ein anspruchsvolles Projekt, kommen Sie um einen ausführlicheren Plan kaum herum. Ist ihr Projekt klein und übersichtlich, kann die Vorbereitung entsprechend kurz ausfallen.
Wenn organisatorisch sinnvoll und gewünscht, sollten Sie insbesondere in kleinen Organisationen den – zumindest groben – Inhalt auch mit Ihrem Sponsor abstimmen.
Muss das wirklich sein?
Sie werden es an der Beschreibung der Inhalte bereits abgelesen haben, irgendeine Form des Project Management Plans hat vermutlich jedes Projekt. Das wird insbesondere deutlich, wenn Sie sich vor Augen halten dass nicht alle Inhalte durch das Projekt bereitgestellt werden müssen.
Gibt es bereits Projekt-Management-Vorgaben Ihres PMO, können Sie große Teile dessen wiederverwenden und darauf referenzieren. Das betrifft demnach Komponenten wie die Handhabung des Scope, des Zeitplans, der Kosten, des Change Managements, der Mitarbeiter, der Kommunikation, der Risiken und der Beschaffung.
Auch linienseitig können oft Inhalte wiederverwendet werden, und müssen nicht für jedes Projekt neu geschrieben werden. Schauen Sie sich daher aktiv um (ebenfalls im PMO oder in anderen internen Compliance-Stellen) ob es Vorgaben zum Umgang mit Requirements, mit Qualität, mit der Konfiguration oder der kontinuierlichen Verbesserung gibt.
Das die Beschreibung der Baselines für Kosten, Zeit und Scope ohnehin erfolgen muss, versteht sich von selbst. So wird das Schreckgespenst des Aufwands sich schnell reduzieren zu den ohnehin notwendigen Klärungen in Vorbereitung eines Projekts. Wie ein Project Management Plan am Beispiel aussehen kann, zeigt diese Vorlage von projectmanagementdocs.com.
Damit lautet die Antwort zur Überschrift: „Ja, es muss sein.“ aber eben auch „In den meisten Fällen ist vieles schon da.“. In diesem Sinne ist es empfehlenswert, bei Aufkommen der Frage nach dem Project Management Plan ein Mal tief durchzuatmen und den für das Projekt sinnvollen Umgang mit dem Thema ruhig zu durchdenken.
Dabei wie immer viel Erfolg wünscht
