Beim Erfüllen der unternehmerischen Aufgaben kommt man immer mal wieder an Themen vorbei, die zwar nicht zur Kernkompetenz gehören, aber trotzdem erledigt werden wollen. Ein schönes Beispiel hierfür sind legale Anforderungen die das eigene unternehmerische Wirken betreffen. Bevor sich bei Veränderung der legalen Lage die Recruiting-Kollegen auf die Suche nach den Login-Daten für monster.de machen, sollte sich die zuständige Führungskraft zunächst die Frage stellen, welche weiteren Optionen grundsätzlich bestehen.

Die Geister, die ich (nicht) rief..

Legale Anforderungen sind auch deshalb ein schönes Beispiel, weil sie auftreten ohne dass (die Mehrheit) der Unternehmer darauf irgend einen Einfluss hätte. Im Normalfall machen sie die Arbeit auch nicht leichter, im allerbesten Fall den man sich wünschen kann läuft es zumindest anders als bisher. Als Beispiel sei hier soetwas genannt wie die IFRS-Anforderungen für Finanzprozesse, die Entflechtungsbemühungen der Bundesnetzagentur oder die Posted Workers Anforderungen bei grenzüberschreitenden Tätigkeiten der eigenen Arbeitnehmer. Hier braucht es (in dieser Reihenfolge) Organisation, Prozesse und Systeme die sich diesem Thema widmen werden.

Es empfiehlt sich zunächst, die neue Anforderung ein wenig zu analysieren – worum genau geht es eigentlich. Hier kommt man mit klassischer Recherche bereits sehr weit. Wenn Sie wirklich gut aufgestellt sind, haben Sie sogar einen „Operation Development“ Bereich wo sie das Thema hineinkippen und nach wenigen Tagen eine Erstanalyse mit Kosten, Risiko und Zeitaufwand erhalten. Was sich grundsätzlich auch immer lohnt, ist nachzuschauen wie der restliche Markt damit umgeht. Denn gerade im Fall von legalen Veränderungen sind Sie ja nicht der einzige Betroffene.

Machen Sie sich zunutze, dass andere Unternehmen bereits Zeit und Ressourcen investiert haben um sich genau dieselben Fragen zu stellen. Ehemalige Kollegen in den betreffenden Bereichen, stark verbundene Unternehmen (formell oder informell) oder Branchentreffen sind dafür geeignete Orte. Hier findet man auch oft Details heraus, an die man selbst möglicherweise noch gar nicht gedacht hat. Die Darstellungen werden nur selten einheitlich sein, aber sie helfen Ihnen

Sie haben also nun eine genaue Vorstellung was auf sie zukommt, und was die anderen in Ihrem Fall getan haben. Nun geht es an die Entscheidungsvorbereitung.

Keine Zeit!

Beginnen wir mit den Ressourcen. Die häufigste Antwort auf ein neues Thema aus den eigenen Reihen wird schließlich am häufigsten sein „dafür haben wir keine Zeit“. Das schließt sowohl die beteiligten Personen ein, als auch die Abläufe und die benötigten Systeme.

Wenn nicht, bleiben Ihnen einige Möglichkeiten um das Ressourcenproblem für den operativen Betrieb zu lösen

  • Sie können zunächst versuchen, bei den bestehenden Ressourcen Potentiale zu heben (Umpriorisierung, Anpassung, Verbesserung der Effizienz)
  • Sie können auch die Aufgabe ggf. etwas abfeilen (es gibt 110% Erfüllung oder 80% Erfüllung – je nach Kontext kann das schon viel helfen)
  • Sie können neue Ressourcen beschaffen (Shared Service oder Unternehmensstandort)
  • Sie können externe Unterstützung hinzuholen

Die Möglichkeiten sind also vielfältig. Bevor Sie sich entscheiden, sollten Sie jedoch noch berücksichtigen ob Sie diese Aufgabe überhaupt erbringen wollen.

Nicht mein Job!

Diese Frage ist wesentlich strategischer, weil sie sich nicht nur darauf bezieht, dass Sie ein paar Dinge brauchen die für die neue Aufgabe geeignet sind. Auch hier stellt sich natürlich das Make or Buy Dilemma, aber aus einer etwas anderen Perspektive.

Stellen Sie sich vor, Sie stellen mit 100 Kollegen Fahrräder her und jemand kommt mit einer legalen Anforderung im Finanzwesen um die Ecke für die Sie Ihren operativen Finanz-Betrieb umstellen und ein neues System aufbauen müssten. Sie werden einen Themenverantwortlichen brauchen und je nach Abdeckungsgrad bei Urlaub und Krankheit 2-3 Personen die einen Teil der Aufgabe übernehmen. Sie werden Aufgabendefinitionen brauchen und Prozesse zwischen den Funktionen. Nicht zuletzt wollen Sie den neuen Ablauf vermutlich in der IT abbilden, was dort wiederum ebenfalls Anforderungen schafft.

Alle personellen Ressourcen wollen ausgebildet (wenn die Ressourcen vorhanden sind) oder am Markt gefunden werden, zu einer Zeit wo vermutlich auch viele andere Unternehmen sich derselben legalen Anforderungen gegenüber sehen. Prozesse und Systeme wollen definiert, entwickelt und eingeführt werden.

Jetzt macht Sie Ihr Einkauf darauf aufmerksam dass es da draußen eine Reihe Partner gibt, die Ihnen über gut definierte SLA im operativen Prozess den Support für diese neue Anforderung günstig anbieten. Günstig deswegen, weil sie ganze Abteilungen haben die nichts anderes tun als genau das.

Und jetzt stellen Sie sich eine ähnliche Situation vor, nur in einem Unternehmen was statt Fahrrädern mit 100 Beratern Finanzdienstleistungen am Markt anbietet.

Was, wenn..?

Sie ahnen es sicher schon, es geht um Kernkompetenzen. Wenn Sie planen der weltbeste Anbieter von Beratungsdienstleistungen im Finanzumfeld zu werden, dann lohnt es sich sicher organisatorische Veränderungen vorzunehmen (z.B. durch Gründung einer neuen Sparte) und die notwendigen Ressourcen in-house zu beschaffen. Je nach Art der Tätigkeit kann sich auch hier die Frage stellen ob Sie die neuen KollegInnen mit einer hoch-komplexen und sehr ingenieurartigen Aufgabe am eigenen Standort einstellen, oder eine gut dokumentierte und standardisierte Aufgabe eher in ein eigenes Shared Service Center im Near-Shore geben.

Wenn Sie jedoch Ihren Wissensvorsprung gegenüber Ihren Wettbewerbern eigentlich eher im Fahrradbau sehen, dann lohnt es sich im Normalfall nicht, die eigene Organisation zu sehr zu verbiegen.

Dann kann es mehr Sinn machen am Markt einen etablierten Partner für den Betrieb zu suchen. Einer, der Ihnen wohl definierte Schnittstellen und SLA bietet. Ein Partner der es Ihnen ermöglicht seine Leistung volumenbasiert abzunehmen und zu zahlen, ohne dass Sie dafür Anschubinvestitionen leisten müssen (vom Implementierungsprojekt mal abgesehen). Dazu ist auch ein wenig Aufwand nötig (Stichwort: Ausschreibung), aber zumindest können Sie im Anschluss sicher sein nicht einfach blind zugeschlagen zu haben.

Sie sehen, wenn ein Thema auf Sie zurollt was erledigt werden muss, lohnt es sich objektiv zu prüfen ob Sie es sein müssen der sich des Themas persönlich widmet.

Weiterhin viel Erfolg,

Warum immer ich?
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