(Public) Cloud-basierte Software ist in aller Munde, und nach und nach auch in immer mehr Service Portfolios. Allerdings scheuen sich zahlreiche Unternehmen noch, die Auseinandersetzung mit diesen Technologien ernsthaft zu suchen. Dabei würden bestimmte Anwendergruppen extrem von den Vorteilen profitieren.

Gemeint sind hier die Mitarbeiter, die im Büro kaum noch jemand kennt. Jene, die sich Tag für Tag, Woche für Woche todesmutig in den Kampf mit den elementaren Kräften von Bahn und Flieger stürzen, zum Wohle des Unternehmens und seiner Kunden. Die draußen an der Front die Fahne hochhalten. Die reisenden Kollegen, von dem einen oder anderen auch „Frequent Traveller“ genannt.

.. so kann er was erzählen

Denn genau jene leiden sehr häufig unter suboptimalen prozessualen und technischen Vorgaben für das Reisemanagement. Gemeint sind damit die vielen kleinen gemeinen Dinge, die einem Reisenden im Weg herumliegen. Eine Auswahl..

Planung

  • Darf davor und danach ein Wochenende einbezogen werden?
  • Business Class für Interkontinental-Flüge?
  • Kann ich eine Anzahlung bekommen?
  • ..

Durchführung

  • Das Hotel ist überbucht, und bietet mir jetzt ein kostenpflichtiges Upgrade an. Darf ich?
  • Wann ging nochmal der Anschlusszug, ich komme von hier nicht ins System?
  • Ein Kollege aus einem anderen Standort hat einen zentralen Ansprechpartner für Reise-Fragen. Warum wir nicht?
  • ..

Abrechnung

  • 4h im Monat gehen für Belege erfassen drauf, meist am Wochenende. Gibt es einen Zuschlag?
  • Wann kommt endlich mein Geld?
  • Es ist der falsche Betrag überwiesen worden. Was nun?
  • ..

Das Prinzip ist klar – das Planen, Durchführen und Abrechnen von Reisen ist in Vorgabe (T&E Policy) und Ablauf (Tools und Prozesse) komplizierter als man denken würde. So sehen viele technische Implementierungen dann auch aus: intransparent, inhomogen und ineffektiv. Abhilfe versprechen Reise-Rundum-Sorglos-Lösungen wie SAP concur.

Mehr reisen, weniger ärgern

SAP concur ist eine cloud-basierte Lösung, welche verspricht die Planung, Durchführung und Abrechnung von Reisen zu vereinfachen. Im Vergleich zum bisherigen Hausprodukt SAP Travel Management bietet sie große Vorteile in den Bereichen Planungsunterstützung, Lieferantenintegration und FI Lokalisierung (statt nur HR). Zudem ist sie aus User-Sicht in der Cloud wesentlich besser zugänglich als das SAP ERP System es meist ist.

Der Aufbau der Lösung in ihren Komponenten (teils mit Zusatzkosten verbunden) sieht ungefähr so aus:

Für die Anbindung der Lieferanten stehen zahlreiche Schnittstellen zur Verfügung. Hierbei profitiert man insbesondere vom automatischen Austausch von elektronischen Rechnungsbelegen – in diesen Fällen entfällt das nervige Scannen und Abtippen. Auch in die Bedienbarkeit und Zugänglichkeit der Lösung wurde viel Liebe gesteckt, da nicht zuletzt der Endbenutzer schnell an die benötigten Funktionen kommen muss. Damit macht es Concur recht einfach, damit auch effektiv zu arbeiten.

Vom Suchen und Finden der Lösung

Ein Einführungsprojekt ist schnell gedacht, aber je nach Unternehmensgröße und existierender (?) T&E Policy nicht so schnell umgesetzt. Der Prozessumfang im Reisemanagement ist im Vergleich zu anderen ERP-nahen Projekten nicht sehr hoch, der Integrationswille der internationalen Standorte meist aber auch nicht.

Zunächst haben Sie also eine organisatorische (Change-) Herausforderung, bevor die technischen Fragen gelöst werden können. Existiert bereits eine ausgerollte und gelebte (!) globale Travel & Expense Policy, dann haben Sie schon die halbe Miete. Dann können Sie beginnen mit den Vorteilen eines zentralen, cloud-basierten Tools zu werben, um die zukünftigen Anwender zu begeistern. Da Concur recht ansehnlich aussieht, können Sie im Change Management viel mit schicken Oberflächen und lächelnden Mitarbeitern arbeiten.

Für das Projekt sollten Sie einen Fokus wählen. Verfolgt werden zwar oft ähnliche Ziele, auf eines davon will man sich jedoch meist konzentrieren:

  • Geld sparen (Fokus auf Kosten)
  • Mitarbeiter glücklich machen (Fokus auf Persona und deren Anforderungen)
  • Prozesse harmonisieren (Fokus auf Policy)

Haben Sie sich entschieden, können Sie die entsprechenden Workstreams in Business und IT nebst den anfallenden Entscheidungen danach ausrichten. Concur selbst bietet im Übrigen nur technische Implementierungsunterstützung an. Dieses Angebot können Sie annehmen, oder wie für die Prozessberatung und große Teile der Projektleitung (Change!) eine eigene (zertifizierte) Ressource finden.

Sind die Verträge geschlossen (Concur Testsystem nicht vergessen, ist standardmäßig nicht vorgesehen) und die Partner eingebunden, können Sie das Prozess- und IT-Konzept schreiben. Concur Spezialisten sind in Europa noch vergleichsweise rar, die Lösung hat ihre Wurzeln und die breiteste Kundenbasis in den USA. Bedenken Sie das, wenn Sie Zeit und Geld für das Staffing einplanen.

Der globale Rollout erfolgt dann wenig überraschend stufenweise. Aufgrund der natürlichen Stückelung in länderspezifische Regelungen und Sprachen bietet es sich auch bei Concur-Einführungen an, länderweise vorzugehen.

Das Eingemachte

Gehen Sie in die lokalen Rollouts, liegt die Hauptarbeit in der Kommunikation. Da wir hier von einer Cloudlösung (Technik) auf Basis einer zentralen Policy (Prozess) sprechen, sind die Anpassungsmöglichkeiten je Standort abseits von rein legalen Anforderungen entsprechend gering. Die Fit-Gap-Sessions mit Betriebsräten (!), HR, FI und Legal sollten daher auch recht kurz ausfallen. Concur teilt die Länder weltweit in Tier-Level je nach Standard-Abdeckungsgrad der Lösung. Diese Level werden den Aufwand der Anforderungsaufnahme natürlich stark beeinflussen, je nachdem wo Sie Ihre Standorte haben.

Staffeln Sie die Standorte im ausgewählten Pilot-Land nach Begeisterungsfähigkeit (absteigend) oder Alter des Standorts (aufsteigend), und bearbeiten Sie sie zunächst sequenziell. Sie brauchen gerade zu Beginn eines solchen Programms gute Referenzen für den weiteren Verlauf. Ein paar verpatzte Einführungen nebst negativer Publicity kann Ihnen das ganze Programm sehr schwer machen, daher nehmen Sie sich Zeit. Auch hier ist Change Management also entscheidend. Stellen Sie Demo-Umgebungen bereit in denen die User spielen können. Überlegen Sie sich genau, ob Sie Dokumentation und Präsentation nur in Unternehmenssprache bereitstellen, oder pro Land / Ländergruppe lokalisieren wollen. Letzteres bedeutet zwar mehr Aufwand, wird aber die Akzeptanz stark erhöhen.

Nutzen Sie Leuchtturm-Kollegen und -Beispiele aus stark betroffenen Abteilungen, begeistern Sie zukünftige Anwender für die Lösung und sammeln Sie Input von Vorher- und Nachher-Usern. Ein Projektleiter allein kann die frohe Kunde nicht verbreiten, Sie brauchen Fans die für das Projekt werben.

Rollouts parallelisieren können Sie schließlich, wenn es ein paar interne Referenzen gibt, der Konzern den Change grundsätzlich geschluckt hat und ihr Projektteam dank des Pilot-Lands erfahrener geworden ist. Benennen Sie dann lokale Projektleiter und Teams und spulen Sie Ihren erprobten Rollout-Plan ab.

Holen Sie außerdem Feedback ein aus den einzelnen Rollouts. Sollte es Verbesserungspotential geben, passen Sie das Vorgehen entsprechend an. Mit jeder weiteren Welle geht dem zentralen Team das Vorgehen mehr in Fleisch und Blut über, allerdings werden auch immer neue Überraschungen auf Sie warten.

Haben Sie Ihr Pilotland bald abgeschlossen, können Sie weitere Länder (mit ähnlichen Anforderungen) in wesentlich kürzerer Zeit live setzen.

Viel Erfolg dabei,

Unterschrift_blau

Wenn einer eine Reise tut – SAP Concur
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